Perkataan sekretaris berasal dari bahasa latin Secretarius, yang berarti orang atau penjabat yang diberi kepercayaan untuk memegang urusan yang bersifat rahasia, sedangkan kantor tempat sekretaris itu bekerja disebut Secretariatus.
Tingkatan Karyawan Sekretaris
1.Yunior, mereka yang baru lulus dari pendidikan umum tanpa pelatihan khusus, mereka mengerjakan tugas rutin.
2.Juru tik atau stografer, mereka memiliki keahlian khusus pada umumnya mereka bekerja lebih dari satu eksekutif.
3.Sekretaris pribadi.
4.Asisten Pribadi.
5.Sekretaris Perusahaan, bertanggung jawab mengelola warkat, hubungan dengan pemilik saham, mengadministrasi kebijakan perusahaan.
Peranan Sekretaris Dalam Organisasi Pemerintah.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih berifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidng kemasnyarakatan.
Dahulu pula sekretaris hanyalah tempat seorang sekretaris bekerja, tetapi sekarang merupakan unit organisasi tempat sekretaris dengan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas pokok instansinya.
Dalam pemerintahan ada dua jenis organisiasi sekretaris
1.sekretaris organisasi, melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pembuat keputusan, pengarahan, pengoordinasian dan pengawasan.
2.sekretaris pimpinan, hanyalah melaksanakan tugas atas perintah pimpinan dan untuk kepentingan pimpinan dalam ruang lingkup yang sempit.
Sekretaris Organisasi
Dalam struktur pemerintahan terdapat beberapa tingkatan, seperti sekretaris negara, sekretaris jendral, sekretaris lembaga pemerintahan nondepartemen.
Berdasarkan Kepres No.8 thn 1978, sekretaris negara memimpin secretariat negara. Sekretariat negara adalah suatu lembaga pusat yang merupakan wadah administrasi dan lembaga pemerintah tingkat pusat yang tidak termasuk salah satu departemen.
Tugas sekretaris negara.
1.Membantu Presiden dalam memperlancar pelaksanaan tugasnya yang bersangkutan dengan penyelenggaraan kekuasaan negara dan pemerintahan yang meliputi administrasi pemerintah dan administrasi pembangunan secara luas.
2.Menyelenggarakan koordinasi dan pelayanan administrasi dan keuangan lembaga-lembaga pemerintah non departemen, menteri-menteri negara yang memimpin departemen serta lembaga lain yang ditetapkan undang-undang.
Berdasarkan kepres No.44 dan 45 tahun 1974 yang kemudian dikembangkan dengan keputusan menteri yang bersangkutan maka untuk membantu pelaksanaan tugas seorang menteri dibentuklah sekretaris jendral. Dengan tugas :
menyelenggarakan pembinaan administrasi, organisasi dan ketatlaksanaan terhadap seluruh unsure di lingkungan departemen dan memberikan pelayanan teknis dan administrative kepada mentri
Fungsi-Fungsi Sekretariat jendral :
1.Koordinasi dalam mengatur dan membina kerjasama seluruh adiministrasi departemen termasuk pelayanan teknis maupun administrative.
2.Perencanaan,
3.Pembinaan Administrasi
4.Pembinaan dan tatalaksana
5.Penelitian dan Pengembangan
6.Pendidikan dan Pelatihan
7.Hubungan Masyarakat
8.Koordinasi penyusunan peraturan perundangan.
9.Keamanan dan Ketertiban.
Sekretaris Pimpinan
Dalam sekretaris pimpinan lembaga pemerintah yang memakainya adalah Dewan Perimbangan Agung dan Dewan Perwakilan Rakyat.
Menurut Kep. DPA No. 010/KEP/K-U/DPA-1977 Jo. No. 015/KEP/K/DPA/1979, ditegaskan adanya sekretaris pimpinan DPA. Dengan tugas sebagai berikut :
1.Mencatat acara kerja harian pimpinan DPA.
2.Membuat konsep surat/naska.
3.Melayani/menerima dan mengatur pertemuan resmi.
4.Mengadakan hubungan intern maupun ektern.
ARSIP
Pengarsipan adalah proses penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau salinan sehingga dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
Prinsip sistim arsip yang efisien adalah :
1.Biaya untuk meterjemahkan dan memeliharanya dipertimbangkan dengan jasa yang diperlukan dari sistim itu atau masuk akal.
2.warkatnya, apabila diperlukan, setiap saat dapat dibuat tanpa keterlambatan yang tak masuk akal.
3.warkatnya cukup terlindung selama suatu periode pemeliharaan untuk keperluan rujukan.
Sehingga manajemen perlu mengambil langkah sebagai berikut.
1.periode penyimpanan,
2.perlindungan.
3.keterlambatan yang dapat diterima dalam penempatan.
4.orang yang biasa menggunakan arsip
Pedoman Penyusunan Arsip :
1.sortil dan kelompokkan semua kertas sebelum memulai membuat arsip.
2.jangan terburu-buru
3.arsiplah koresponden menurut urutan tanggal.
4.apabila perlu sediakanlah rujukan silang.
5.gunakan dengan cekatan.
6.segera apabila koresponden lama dan tempatkanlah di dalam asrip mati.
Faedah sistim arsip yang tepat.
1.sederhana
2.terjamin
3.lengkap dan padat
4.sistim sujukan silang yang jelas
5.penelusuran yang bersistim
6.sistim klasifikasi yang memadai
Klasifikasi Arsip.
1.klasifikasi berabjad
2.klasifikasi geografis
3.klasifikasi subjek
4.klasifikasi numeric
5.klasifikasi kronologis
Arsip Terpusat, mempunyai kebaikan.
1.keseragaman sisitim untuk seluruh organisasi.
2.tidak ada duplikasi untuk salinan yang hanya memiliki satu buah dari setiap dokumen.
3.ekonomis dalam ruangan dan perlengkapan.
4.metode dan prosedur kantor dapat distandarisasikan.
5.struktur organisasi menjadi luwes.
6.penyebaran yang lebih baik bagi beban kantor sehingga dapat menghemat biaya pelaksanaan pekerjaan.
7.program pelatihan dapat diciptakan untuk mengembangkan pekerjaan.
8.memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan analisa kantor.
9.spesialisasi kerja dapat dikembangkan.
10.pengawasan yang lebih ketat.
11.tugas manajer kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.
Adapun kelemahannya sebagai berikut :
1.sentralisasi dapat menyebabkan biaya pengawasan ditambahkan dengan biaya kantor keseluruhan.
2.organisasi kantor tersebar di pelbagai tingkat gedung atau tersebar di daerah yang luas.
3.waktu kerja hilang karena petugas pulang pergi dari kegiatan yang dipusatkan ke departemen.
4.keterlambatan dalam menyerahkan warkat untuk mereka yang memerlukan.
5.sentralisasi memerlukan formulir yang mungkin asing bagi penggunanya.
6.departemen akan merasa tertekan karena peraturan yang sama.
7.tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan karena urutan kepentingan tetapi urutan penerimaan.
8.sifat rahasia beberapa warkat dan informasi tidak praktis untuk ditempatkan pada tempat terpusat.
Tujuan warkat.
1.warkat menyediakan irformasi
2.warkat memudahkan pengawasan.
3.warkat merupakan alat untuk membuat kebijaksanaan.
4.warkat memudahkan pembakuan kerja.
Manajemen Warkat.
1.kegiatan untuk menentukan bahan yang akan diarsip.
2.sistim penyimpanan.
3.sistim pemusnahan.
4.pola pengawasan
5.kebutuhan dana untuk pembentukan dan pemeliharaan warkat.
Senin, 08 Agustus 2011
PERENCANAAN DAN PENGADAAN KARYAWAN
Ialah jumlah karyawan yang dibutuhkan / diperlukan di dalam suatu perusahaan / organisasi, jumlah ini tidak tergantung pada ukuran perusahaan tapi juga tergantung pada kompleksitas dari struktur organisasinya, rencana ekspansi dan tingkat keluar masuknya karyawan.
Tujuan perencanaan karyawan secara formal adalah : agar,
1.Lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam penggunaan sumber-sumber tenaga kerja.
2.Lebih baik dalam perencanaan dan pengembangan karyawan
3.Lebih berdaya guna dalam perencanaan persamaan kesempatan bekerja bagi karyawan.
Namun ini semua biasanya hanya jumlah saja, tetapi yang lebih penting adalah spesifikasi, kualifikasi untuk posisi perorangan harus diindentifikasi sehingga karyawan yang tepat dapat dipilih.
Teknik Perencanaan Karyawan.
1.Dari atas ke bawah yaitu kantor pusat yang merencanakan.
2.Dari bawah ke atas yaitu masing-masing unit kegiatan (departemen) merencanakan dan memperkirakan jumlah karyawan yang diperlukan.
3.Kombinasi dari keduanya.
Tehnik Perkiraan Para Ahli, ialah tehnik ini digunakan hanya berdasarkan pengalaman dan instistusinya saja, para manajer personalia melakukan ini hanya berdasarkan kebutuhan masa yang akan dating, ini juga sisebut dengan tehnik Delphi adalah prosedur yang dikembangkan oleh Rand Ciorporarions akhir tahun 1940-an, tujuannya adalah untuk mendapatkan kesatuan pendapat dari kelompok ahli. Tehnik ini cocok untuk organisasi kecil dan menengah guna untuk memajuhkan organisasi.
Tehnik Proyeksi ialah perencanaan kebutuhan pegawasi yang berdasarkan hubungan yang pernah ada antara sebuah factor dengan kepengawaian itu sendiri. Cara ini banyak digunakan dan biaya yang murah.
Tehnik Model dan Perkiraan Berganda, ialah tehnik dengan menghubungkan banyak factor terhadap kepengawaian seperti penjualan, pendapatan, nasional, pendapatan riil. Tehnik ini hanya digunakan pada organisasi yang besar karena membutuhkan biaya untuk penggunaan komputer dan ahli dalam merancang tehnik ini.
Tehnik Peramalan Berdasarkan Kebutuhan Tiap Unit. Ialah merupakan salah satu tehnik dari bawah ke atas untuk peramalan permintaan karyawan, masing-masing unit atau bagian memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Dan mengajuhkannya kepada kantor pusat.
Biasanya tehnik ini lebih menggunakan penentuan Tabel Persediaan Karyawan (TPK), manfaat dari TPK ini ialah :
1.Bagan menyediakan informasi tentang situasi penempatan karyawan dalam organisasi perusahaan.
2.Karyawan yang sudah siap untuk promosi dapat dengan mudah untuk diindentifikasi.
3.Menunjukkan sumber tenaga kerja yang berasal dari dalam perusahaan sendiri melalui identifikasi siapa yang akan dipromosikan.
4. Karyawan yang tidak menunjukkan kerja yang memuaskan akan diketahui, dan kebutuhan terhadap pelatihan atau pergantian karyawan terindentifikasi.
5.Karyawan yang mendekati pensiun akan terindentifikasi dan persiapan pergantian.
TPK ini juga memiliki keterbatasan, yaitu :
1.Terbukanya peluang jabatan di unit tertentu belum tentu dapat diisi oleh karyawan yang siap dipromosikan.
2.Data yang terdapat di TPK tidaklah cukup untuk dipakai sehingga penilaian masih diperlukan untuk menyimpan dokumen yang berisikan kecakapan karyawan, untuk kerja dan informasi latar belakang karyawannya.
3.agar data tidak usang, maka diperlukan pembaharuan data, sehingga diperlukan waktu untuk mempersiapkannya.
Analisa Kebutuhan Karyawan.
1.Pengaruh ekternal, termasuk ekonomi, teknologi, social, politik dan hukum,
2.Peraturan pemerintah. Beberapa pasal dari UUD 45 psal 5 ayat 1, 20 ayat 2, 27 ayat 2 dan pasal 28 , menjamin kesempatan bekerja bagi warga negara Indonesia yang tidak membedakan jenis kelamin, suku bangsa dan agama, dalam pelaksanaan ini dimungkinkan untuk mengrekrut karyawan dari luar.
Sumber Tenaga Kerja dan Cara Pengadaannya.
1.Sumber internal perusahaan.
2.Sumber eksternal perusahaan :
a.Lembaga ketenagakerjaan.
b.Rekrut dalam acara khusus
c.Liburan panjang
d.Sekolah / kampus
e.Melalui iklan.
3.Perekrutan.
4.Prosedur penggunaan tenaga kerja.
a.Daftar permintaan kebuthan karyawan
b.Daftar isian pelamar.
Seleksi
Ialah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar, orang yang paling baik memenuhi criteria untuk posisi yang tersedia dengan mempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan.
Tujuan pokoknya adalah mendapatkan karyawan yang paling mendekati standart kerja perusahaan, kepuasan karyawan dan pengembangan kemampuan secara penuh termasuk dalam tujuan ini.
Wawancara
1.Wawancara langsung
2.Wawancara tidak langsung
3.Wawancara tersusun
4.Wawancara dengan paksaan.
5.Referenci.
6.Record of Employment (data karyawan )
Tujuan perencanaan karyawan secara formal adalah : agar,
1.Lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam penggunaan sumber-sumber tenaga kerja.
2.Lebih baik dalam perencanaan dan pengembangan karyawan
3.Lebih berdaya guna dalam perencanaan persamaan kesempatan bekerja bagi karyawan.
Namun ini semua biasanya hanya jumlah saja, tetapi yang lebih penting adalah spesifikasi, kualifikasi untuk posisi perorangan harus diindentifikasi sehingga karyawan yang tepat dapat dipilih.
Teknik Perencanaan Karyawan.
1.Dari atas ke bawah yaitu kantor pusat yang merencanakan.
2.Dari bawah ke atas yaitu masing-masing unit kegiatan (departemen) merencanakan dan memperkirakan jumlah karyawan yang diperlukan.
3.Kombinasi dari keduanya.
Tehnik Perkiraan Para Ahli, ialah tehnik ini digunakan hanya berdasarkan pengalaman dan instistusinya saja, para manajer personalia melakukan ini hanya berdasarkan kebutuhan masa yang akan dating, ini juga sisebut dengan tehnik Delphi adalah prosedur yang dikembangkan oleh Rand Ciorporarions akhir tahun 1940-an, tujuannya adalah untuk mendapatkan kesatuan pendapat dari kelompok ahli. Tehnik ini cocok untuk organisasi kecil dan menengah guna untuk memajuhkan organisasi.
Tehnik Proyeksi ialah perencanaan kebutuhan pegawasi yang berdasarkan hubungan yang pernah ada antara sebuah factor dengan kepengawaian itu sendiri. Cara ini banyak digunakan dan biaya yang murah.
Tehnik Model dan Perkiraan Berganda, ialah tehnik dengan menghubungkan banyak factor terhadap kepengawaian seperti penjualan, pendapatan, nasional, pendapatan riil. Tehnik ini hanya digunakan pada organisasi yang besar karena membutuhkan biaya untuk penggunaan komputer dan ahli dalam merancang tehnik ini.
Tehnik Peramalan Berdasarkan Kebutuhan Tiap Unit. Ialah merupakan salah satu tehnik dari bawah ke atas untuk peramalan permintaan karyawan, masing-masing unit atau bagian memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Dan mengajuhkannya kepada kantor pusat.
Biasanya tehnik ini lebih menggunakan penentuan Tabel Persediaan Karyawan (TPK), manfaat dari TPK ini ialah :
1.Bagan menyediakan informasi tentang situasi penempatan karyawan dalam organisasi perusahaan.
2.Karyawan yang sudah siap untuk promosi dapat dengan mudah untuk diindentifikasi.
3.Menunjukkan sumber tenaga kerja yang berasal dari dalam perusahaan sendiri melalui identifikasi siapa yang akan dipromosikan.
4. Karyawan yang tidak menunjukkan kerja yang memuaskan akan diketahui, dan kebutuhan terhadap pelatihan atau pergantian karyawan terindentifikasi.
5.Karyawan yang mendekati pensiun akan terindentifikasi dan persiapan pergantian.
TPK ini juga memiliki keterbatasan, yaitu :
1.Terbukanya peluang jabatan di unit tertentu belum tentu dapat diisi oleh karyawan yang siap dipromosikan.
2.Data yang terdapat di TPK tidaklah cukup untuk dipakai sehingga penilaian masih diperlukan untuk menyimpan dokumen yang berisikan kecakapan karyawan, untuk kerja dan informasi latar belakang karyawannya.
3.agar data tidak usang, maka diperlukan pembaharuan data, sehingga diperlukan waktu untuk mempersiapkannya.
Analisa Kebutuhan Karyawan.
1.Pengaruh ekternal, termasuk ekonomi, teknologi, social, politik dan hukum,
2.Peraturan pemerintah. Beberapa pasal dari UUD 45 psal 5 ayat 1, 20 ayat 2, 27 ayat 2 dan pasal 28 , menjamin kesempatan bekerja bagi warga negara Indonesia yang tidak membedakan jenis kelamin, suku bangsa dan agama, dalam pelaksanaan ini dimungkinkan untuk mengrekrut karyawan dari luar.
Sumber Tenaga Kerja dan Cara Pengadaannya.
1.Sumber internal perusahaan.
2.Sumber eksternal perusahaan :
a.Lembaga ketenagakerjaan.
b.Rekrut dalam acara khusus
c.Liburan panjang
d.Sekolah / kampus
e.Melalui iklan.
3.Perekrutan.
4.Prosedur penggunaan tenaga kerja.
a.Daftar permintaan kebuthan karyawan
b.Daftar isian pelamar.
Seleksi
Ialah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar, orang yang paling baik memenuhi criteria untuk posisi yang tersedia dengan mempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan.
Tujuan pokoknya adalah mendapatkan karyawan yang paling mendekati standart kerja perusahaan, kepuasan karyawan dan pengembangan kemampuan secara penuh termasuk dalam tujuan ini.
Wawancara
1.Wawancara langsung
2.Wawancara tidak langsung
3.Wawancara tersusun
4.Wawancara dengan paksaan.
5.Referenci.
6.Record of Employment (data karyawan )
ORGANISASI KANTOR
A. Pengorganisasian Perkantoran.
Ialah menyusun bagaian-bagian kantor sehingga seluruh pekrjaan merupakan sebuah tubuh teritegarasi.
Mengapa organisasi itu perlu :
1.Organisasi mencakup delegasi orang.
2.Organisasi memberikan batasan wewenang untuk melaksanakan tugas.
3.Organisasi memastikan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perseorangan.
4.Organisasi mempengaruhi koordinasi.
5.Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan moral pekerja.
Untuk mengorganisasikan diperlukan prinsip-prinsip organisasi yang baik antara lain :
1.Garis wewenang hendaknya nyata.
2.Tidak ada wewenang yang tidak dipertanggung jawabkan dan tidak ada tanggung jawab yang tidak berdasarkan wewenang.
3.Jangkauan pengawasan harus tepat dengan kemampuan.
4.Wewenang dan tanggung jawab harus dipastikan dan tidak dibatasi.
5.Hirarki manajemen yang terlalu panjang akan mengundang birokratisme.
6.Pemeliharaan garis komunikasi baik vertikat maupun horizontal.
7.Spesialisasi yang tepat harus dimanfaatkan.
8.Desentralisasi sejauh mungkin dari pengawasan.
B. Kantor Sebagai Koordinator.
Kantor adalah keseluruhan ruang yang menjadi tempat melangsungkan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Kantor berhubungan dengan manajemen informasi dan perawatan aktiva, pemerosesan informasi dalam kantor itu dapat dikelompokkan ke dalam bagaian- bagian sebagai berikut :
1.Penghisaban hasil pelaksanaan.
2.Pemeliharaan catatan oleh sistim akuntansi dan arsip.
3.Komunikasi tulisan dan tulisan.
4.Sistimatika dan penurunan biaya melalui analisa sistim dan analisa prosedur.
Hakekat kantor sebagai berikut :
1.Kantor sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kegiatan.
2.Kantor sebagai perantara.
3.Kantor sebagai tempat penyelesaian persoalan.
4.Kantor sebagai koordinator.
5.kantor sebagai penghubung dengan masyarakat.
C. Pengelolaan Kantor.
Ada sembilan bidang yang perlu di kelola oleh organisasi kantor ialah :
1.Kebijakan personalia kantor.
2.Perencanaan metode dan pelaksanaan kantor
3.Tehnik dan pekerjaan rutin kantor.
4.Lokasi, tatalahan dan tataruang kantor.
5.Penyediaan bahan, alat tulis, perlengkapan, perabot, perkakas dan mesin kantor.
6.Perencanaan, penyelenggaraan dan pengawasan warkat.
7.Sistim komunikasi.
8.Koleksi dan pengawasan biaya kantor.
9.Kebijakan dan pengawasan eksekutif kantor.
Ialah menyusun bagaian-bagian kantor sehingga seluruh pekrjaan merupakan sebuah tubuh teritegarasi.
Mengapa organisasi itu perlu :
1.Organisasi mencakup delegasi orang.
2.Organisasi memberikan batasan wewenang untuk melaksanakan tugas.
3.Organisasi memastikan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perseorangan.
4.Organisasi mempengaruhi koordinasi.
5.Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan moral pekerja.
Untuk mengorganisasikan diperlukan prinsip-prinsip organisasi yang baik antara lain :
1.Garis wewenang hendaknya nyata.
2.Tidak ada wewenang yang tidak dipertanggung jawabkan dan tidak ada tanggung jawab yang tidak berdasarkan wewenang.
3.Jangkauan pengawasan harus tepat dengan kemampuan.
4.Wewenang dan tanggung jawab harus dipastikan dan tidak dibatasi.
5.Hirarki manajemen yang terlalu panjang akan mengundang birokratisme.
6.Pemeliharaan garis komunikasi baik vertikat maupun horizontal.
7.Spesialisasi yang tepat harus dimanfaatkan.
8.Desentralisasi sejauh mungkin dari pengawasan.
B. Kantor Sebagai Koordinator.
Kantor adalah keseluruhan ruang yang menjadi tempat melangsungkan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Kantor berhubungan dengan manajemen informasi dan perawatan aktiva, pemerosesan informasi dalam kantor itu dapat dikelompokkan ke dalam bagaian- bagian sebagai berikut :
1.Penghisaban hasil pelaksanaan.
2.Pemeliharaan catatan oleh sistim akuntansi dan arsip.
3.Komunikasi tulisan dan tulisan.
4.Sistimatika dan penurunan biaya melalui analisa sistim dan analisa prosedur.
Hakekat kantor sebagai berikut :
1.Kantor sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kegiatan.
2.Kantor sebagai perantara.
3.Kantor sebagai tempat penyelesaian persoalan.
4.Kantor sebagai koordinator.
5.kantor sebagai penghubung dengan masyarakat.
C. Pengelolaan Kantor.
Ada sembilan bidang yang perlu di kelola oleh organisasi kantor ialah :
1.Kebijakan personalia kantor.
2.Perencanaan metode dan pelaksanaan kantor
3.Tehnik dan pekerjaan rutin kantor.
4.Lokasi, tatalahan dan tataruang kantor.
5.Penyediaan bahan, alat tulis, perlengkapan, perabot, perkakas dan mesin kantor.
6.Perencanaan, penyelenggaraan dan pengawasan warkat.
7.Sistim komunikasi.
8.Koleksi dan pengawasan biaya kantor.
9.Kebijakan dan pengawasan eksekutif kantor.
Manajemen Kantor
Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.
Batasan Manajemen Kantor.
1.Jasa
2.Jabatan
3.Gedung kantor
4.Ruang kerja.
5.Biro.
Manajemen kantor sering disebut pula “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :
1.Merencanakan.
2.Mengorganisasikan.
3.Mengarahkan.
4.Mengendalikan.
5.Mengoordinasikan .
6.Mengawasi.
7.Menyempurnakan.
8.Menertipkan ketatausahaan
Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Aktivitas Kantor terbagi atas :
1.Kegiatan komunikasi.
2.Kegiatan kalkulasi.
3.Pengelolaan Warkat.
4.Penyusunan Laporan.
5.Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :
1.Menulis.
2.Mengarsip.
3.Mencek.
Tujuan Kantor terdiri atas :
1.Penerima Informasi.
2.Pencatatan Informasi.
3.Penyusunan Informasi.
4.Pemberian Informasi.
5.Perawatan Aktiva.
Sifat dasar fungsi kantor adalah :
1.Merupakan Skunder terhadap tujuan pokok usaha (missal, produksi pabrik terjadi sebelum administrasi kantor)
2.Merupakan Komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak perlu pemabrikan, tidak pembelihan bahan)
3.Kantor merupakan aktivitas pengawasan.
Aspek Manajemen Kantor :
1.Tujuan.
2.Organisasi.
3.Metode.
4.Personalia.
5.Lingkungan.
6.Mesin dan perlengkapan kantor.
Harapan dari menejer kantor adalah :
1.Manajer kantor hendaknya menjadi pengorganisasi.
2.Manajer kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis.
3.Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang.
4.Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten.
5.Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri.
Batasan Manajemen Kantor.
1.Jasa
2.Jabatan
3.Gedung kantor
4.Ruang kerja.
5.Biro.
Manajemen kantor sering disebut pula “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :
1.Merencanakan.
2.Mengorganisasikan.
3.Mengarahkan.
4.Mengendalikan.
5.Mengoordinasikan .
6.Mengawasi.
7.Menyempurnakan.
8.Menertipkan ketatausahaan
Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Aktivitas Kantor terbagi atas :
1.Kegiatan komunikasi.
2.Kegiatan kalkulasi.
3.Pengelolaan Warkat.
4.Penyusunan Laporan.
5.Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :
1.Menulis.
2.Mengarsip.
3.Mencek.
Tujuan Kantor terdiri atas :
1.Penerima Informasi.
2.Pencatatan Informasi.
3.Penyusunan Informasi.
4.Pemberian Informasi.
5.Perawatan Aktiva.
Sifat dasar fungsi kantor adalah :
1.Merupakan Skunder terhadap tujuan pokok usaha (missal, produksi pabrik terjadi sebelum administrasi kantor)
2.Merupakan Komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak perlu pemabrikan, tidak pembelihan bahan)
3.Kantor merupakan aktivitas pengawasan.
Aspek Manajemen Kantor :
1.Tujuan.
2.Organisasi.
3.Metode.
4.Personalia.
5.Lingkungan.
6.Mesin dan perlengkapan kantor.
Harapan dari menejer kantor adalah :
1.Manajer kantor hendaknya menjadi pengorganisasi.
2.Manajer kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis.
3.Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang.
4.Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten.
5.Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri.
Langganan:
Komentar (Atom)