KESEKRETARISAN

Perkataan sekretaris berasal dari bahasa latin Secretarius, yang berarti orang atau penjabat yang diberi kepercayaan untuk memegang urusan yang bersifat rahasia, sedangkan kantor tempat sekretaris itu bekerja disebut Secretariatus.

Tingkatan Karyawan Sekretaris
1.Yunior, mereka yang baru lulus dari pendidikan umum tanpa pelatihan khusus, mereka mengerjakan tugas rutin.
2.Juru tik atau stografer, mereka memiliki keahlian khusus pada umumnya mereka bekerja lebih dari satu eksekutif.
3.Sekretaris pribadi.
4.Asisten Pribadi.
5.Sekretaris Perusahaan, bertanggung jawab mengelola warkat, hubungan dengan pemilik saham, mengadministrasi kebijakan perusahaan.

Peranan Sekretaris Dalam Organisasi Pemerintah.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih berifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidng kemasnyarakatan.
Dahulu pula sekretaris hanyalah tempat seorang sekretaris bekerja, tetapi sekarang merupakan unit organisasi tempat sekretaris dengan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas pokok instansinya.

Dalam pemerintahan ada dua jenis organisiasi sekretaris
1.sekretaris organisasi, melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pembuat keputusan, pengarahan, pengoordinasian dan pengawasan.
2.sekretaris pimpinan, hanyalah melaksanakan tugas atas perintah pimpinan dan untuk kepentingan pimpinan dalam ruang lingkup yang sempit.


Sekretaris Organisasi
Dalam struktur pemerintahan terdapat beberapa tingkatan, seperti sekretaris negara, sekretaris jendral, sekretaris lembaga pemerintahan nondepartemen.
Berdasarkan Kepres No.8 thn 1978, sekretaris negara memimpin secretariat negara. Sekretariat negara adalah suatu lembaga pusat yang merupakan wadah administrasi dan lembaga pemerintah tingkat pusat yang tidak termasuk salah satu departemen.


Tugas sekretaris negara.
1.Membantu Presiden dalam memperlancar pelaksanaan tugasnya yang bersangkutan dengan penyelenggaraan kekuasaan negara dan pemerintahan yang meliputi administrasi pemerintah dan administrasi pembangunan secara luas.
2.Menyelenggarakan koordinasi dan pelayanan administrasi dan keuangan lembaga-lembaga pemerintah non departemen, menteri-menteri negara yang memimpin departemen serta lembaga lain yang ditetapkan undang-undang.
Berdasarkan kepres No.44 dan 45 tahun 1974 yang kemudian dikembangkan dengan keputusan menteri yang bersangkutan maka untuk membantu pelaksanaan tugas seorang menteri dibentuklah sekretaris jendral. Dengan tugas :

menyelenggarakan pembinaan administrasi, organisasi dan ketatlaksanaan terhadap seluruh unsure di lingkungan departemen dan memberikan pelayanan teknis dan administrative kepada mentri

Fungsi-Fungsi Sekretariat jendral :
1.Koordinasi dalam mengatur dan membina kerjasama seluruh adiministrasi departemen termasuk pelayanan teknis maupun administrative.
2.Perencanaan,
3.Pembinaan Administrasi
4.Pembinaan dan tatalaksana
5.Penelitian dan Pengembangan
6.Pendidikan dan Pelatihan
7.Hubungan Masyarakat
8.Koordinasi penyusunan peraturan perundangan.
9.Keamanan dan Ketertiban.


Sekretaris Pimpinan
Dalam sekretaris pimpinan lembaga pemerintah yang memakainya adalah Dewan Perimbangan Agung dan Dewan Perwakilan Rakyat.
Menurut Kep. DPA No. 010/KEP/K-U/DPA-1977 Jo. No. 015/KEP/K/DPA/1979, ditegaskan adanya sekretaris pimpinan DPA. Dengan tugas sebagai berikut :
1.Mencatat acara kerja harian pimpinan DPA.
2.Membuat konsep surat/naska.
3.Melayani/menerima dan mengatur pertemuan resmi.
4.Mengadakan hubungan intern maupun ektern.


ARSIP
Pengarsipan adalah proses penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau salinan sehingga dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.

Prinsip sistim arsip yang efisien adalah :
1.Biaya untuk meterjemahkan dan memeliharanya dipertimbangkan dengan jasa yang diperlukan dari sistim itu atau masuk akal.
2.warkatnya, apabila diperlukan, setiap saat dapat dibuat tanpa keterlambatan yang tak masuk akal.
3.warkatnya cukup terlindung selama suatu periode pemeliharaan untuk keperluan rujukan.
Sehingga manajemen perlu mengambil langkah sebagai berikut.
1.periode penyimpanan,
2.perlindungan.
3.keterlambatan yang dapat diterima dalam penempatan.
4.orang yang biasa menggunakan arsip

Pedoman Penyusunan Arsip :
1.sortil dan kelompokkan semua kertas sebelum memulai membuat arsip.
2.jangan terburu-buru
3.arsiplah koresponden menurut urutan tanggal.
4.apabila perlu sediakanlah rujukan silang.
5.gunakan dengan cekatan.
6.segera apabila koresponden lama dan tempatkanlah di dalam asrip mati.
Faedah sistim arsip yang tepat.
1.sederhana
2.terjamin
3.lengkap dan padat
4.sistim sujukan silang yang jelas
5.penelusuran yang bersistim
6.sistim klasifikasi yang memadai

Klasifikasi Arsip.
1.klasifikasi berabjad
2.klasifikasi geografis
3.klasifikasi subjek
4.klasifikasi numeric
5.klasifikasi kronologis

Arsip Terpusat, mempunyai kebaikan.
1.keseragaman sisitim untuk seluruh organisasi.
2.tidak ada duplikasi untuk salinan yang hanya memiliki satu buah dari setiap dokumen.
3.ekonomis dalam ruangan dan perlengkapan.
4.metode dan prosedur kantor dapat distandarisasikan.
5.struktur organisasi menjadi luwes.
6.penyebaran yang lebih baik bagi beban kantor sehingga dapat menghemat biaya pelaksanaan pekerjaan.
7.program pelatihan dapat diciptakan untuk mengembangkan pekerjaan.
8.memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan analisa kantor.
9.spesialisasi kerja dapat dikembangkan.
10.pengawasan yang lebih ketat.
11.tugas manajer kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.
Adapun kelemahannya sebagai berikut :
1.sentralisasi dapat menyebabkan biaya pengawasan ditambahkan dengan biaya kantor keseluruhan.
2.organisasi kantor tersebar di pelbagai tingkat gedung atau tersebar di daerah yang luas.
3.waktu kerja hilang karena petugas pulang pergi dari kegiatan yang dipusatkan ke departemen.
4.keterlambatan dalam menyerahkan warkat untuk mereka yang memerlukan.
5.sentralisasi memerlukan formulir yang mungkin asing bagi penggunanya.
6.departemen akan merasa tertekan karena peraturan yang sama.
7.tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan karena urutan kepentingan tetapi urutan penerimaan.
8.sifat rahasia beberapa warkat dan informasi tidak praktis untuk ditempatkan pada tempat terpusat.

Tujuan warkat.
1.warkat menyediakan irformasi
2.warkat memudahkan pengawasan.
3.warkat merupakan alat untuk membuat kebijaksanaan.
4.warkat memudahkan pembakuan kerja.

Manajemen Warkat.
1.kegiatan untuk menentukan bahan yang akan diarsip.
2.sistim penyimpanan.
3.sistim pemusnahan.
4.pola pengawasan
5.kebutuhan dana untuk pembentukan dan pemeliharaan warkat.